BOGOR, MAHATVA.ID – Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Bogor melalui Dinas Arsip dan Perpustakaan terus memperkuat pengelolaan sekaligus perlindungan arsip daerah dengan mendorong transformasi arsip fisik ke dalam bentuk digital.
Salah satu langkah yang dilakukan yakni melalui program alih media arsip vital berupa Buku Induk Sekolah tingkat SD dan SMP se-Kabupaten Bogor.
Program tersebut dilaksanakan oleh Bidang Pengelolaan Kearsipan dan Sistem Informasi Kearsipan melalui Tim Layanan Otomasi Kearsipan. Kegiatan ini menjadi bagian dari upaya Pemkab Bogor menjaga keberlangsungan arsip yang memiliki nilai guna penting bagi administrasi dan pelayanan pendidikan.
Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor, Irwan Irawan, mengatakan alih media arsip merupakan langkah strategis untuk memberikan perlindungan terhadap arsip vital sekaligus memastikan informasi yang terkandung di dalamnya tetap dapat dimanfaatkan dalam jangka panjang.
“Arsip Buku Induk Sekolah merupakan bagian penting dari rekam administrasi pendidikan. Karena itu, perlu dilakukan upaya penyelamatan dan perlindungan agar arsip tersebut tetap terjaga, tidak mudah rusak atau hilang, serta dapat ditemukan kembali dengan lebih cepat ketika dibutuhkan,” ujar Irwan.
Menurutnya, keberadaan Buku Induk Sekolah memiliki nilai penting sebagai bagian dari rekam administrasi pendidikan. Karena itu, penyelamatan arsip melalui digitalisasi diperlukan untuk mengurangi risiko kerusakan maupun kehilangan dokumen fisik.
Irwan menjelaskan, proses alih media arsip dilakukan secara terstruktur. Tahapannya meliputi pemindaian dokumen fisik, pengolahan, penataan, pemberian identitas arsip hingga penyimpanan dalam media elektronik yang aman.
Ia menegaskan, digitalisasi arsip bukan sekadar mengubah dokumen fisik menjadi file digital. Lebih dari itu, proses tersebut harus memastikan arsip dapat dikelola secara sistematis sehingga mampu mendukung efektivitas dan efisiensi layanan kearsipan.
“Dengan adanya arsip digital, risiko kerusakan terhadap arsip fisik dapat diminimalkan. Di sisi lain, proses penemuan kembali dan pemanfaatan informasi arsip juga menjadi lebih mudah, cepat, dan efisien,” jelasnya.
Program alih media arsip tahun 2026 menyasar arsip vital Buku Induk Sekolah pada satuan pendidikan tingkat SD dan SMP di seluruh wilayah Kabupaten Bogor.
Pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan memperhatikan aspek penataan serta keamanan informasi. Dengan demikian, arsip digital yang dihasilkan dapat menjadi bagian dari sistem pengelolaan arsip yang berkelanjutan.
Digitalisasi tersebut diharapkan tidak hanya memberikan perlindungan terhadap dokumen penting, tetapi juga memudahkan proses pencarian dan pemanfaatan informasi ketika diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan maupun pelayanan pendidikan.
Pemkab Bogor melalui Dinas Arsip dan Perpustakaan berkomitmen meningkatkan tata kelola kearsipan yang adaptif terhadap perkembangan teknologi.
Digitalisasi arsip diharapkan mampu memperkuat perlindungan terhadap dokumen penting pemerintah sekaligus mendukung layanan administrasi yang semakin efektif, efisien dan akuntabel.
